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En application des Statuts de l'association, la SFIB est administrée par un Conseil d'Administration de 5 à 12 membres. Au sein de ce Conseil est élu un Bureau composé de:
- Un président;
- Un ou plusieurs vice-président (s);
- Un secrétaire assisté d'un secrétaire adjoint;
- Un trésorier assisté d'un trésorier adjoint.
Différentes fonctions utiles à la vie de l'association peuvent, par ailleurs, être déléguées soit à des administrateurs, soit à des membres de l'association désignés par le Conseil d'Administration.
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Le Président dirige, contrôle et assume la responsabilité de toute l'activité de l'association. Il décide des date et lieu des réunions du Conseil d'Administration ou du bureau et contresigne le registre des délibérations de ceux-ci. Il peut déléguer certaines de ses attributions à un autre membre du bureau.
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Le Vice-Président a pour mission essentielle de remplacer le Président si celui-ci démissionne, décède ou est indisponible. A ce titre il doit être tenu au courant de toutes les actions entreprises. Il est plus particulièrement chargé, par délégation permanente du Président, de superviser les opérations comptables et de gestion. Il peut également être chargé d'une autre fonction déléguée. Si plusieurs Vice-Présidents sont mis en place, le Président précise à chacun sa mission. Le doyen d'âge prend provisoirement la Présidence en cas de défaillance du Président en exercice.
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Le Secrétaire assure les tâches administratives du fonctionnement de l'association (convocations aux réunions et assemblées, procès-verbal de ces manifestations, reproduction et diffusion des mémentos...). Il reçoit et vérifie:
- les demandes d'adhésion ou les renouvellements et remet à l'encaissement les chèques ou mandats reçus;
- les demandes de remboursement de frais présentées par les administrateurs et les délégués. Il transmet au Trésorier pour paiement les demandes vérifiées.
Il tient le Président régulièrement informé de son action.
II reçoit l'aide d'un Secrétaire-Adjoint qui peut être amené à le remplacer en cas de défaillance.
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Le Trésorier est responsable de la comptabilité de l'association. Il encaisse les recettes et règle les dépenses. Il gère les comptes postaux, bancaires et d'épargne de l'association et tient régulièrement informé le Président (ou le Vice-Président désigné) de la situation financière. Il est assisté d'un Trésorier-Adjoint qui peut être amené à le remplacer en cas de défaillance.
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En tant que de besoin, le Conseil d'Administration, sur proposition du Président, peut confier certaines tâches spécifiques à des Délégués. Ceux-ci, s'ils ne sont pas membres du Conseil d'Administration, ne participent pas aux délibérations de celui-ci, sauf s'ils sont expressément invités à le faire. Ils ne donnent qu'un avis consultatif et ne prennent pas part aux votes.
Dans le cas où le délégué n'est pas administrateur, un administrateur désigné doit être en liaison constante avec le délégué.
Une même personne peut être en charge de plusieurs délégations.
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II existe deux sortes de Délégués: les Délégués permanents et les Délégués occasionnels.
Les Délégués permanents sont chargés d'opérations constamment utiles au fonctionnement de l'association; les Délégués occasionnels sont mis en place en vue d'une opération ponctuelle ou d'une manifestation déterminée; leur délégation cesse lorsque la mission qui leur a été confiée a été menée à bien ou n'est plus nécessaire.
Les Délégués permanents sont:
- les Délégués Régionaux;
- le Directeur de la Publication;
- le Rédacteur de la Revue;
- le Responsable des Enregistrements;
- le Responsable des Archives;
- le Conseiller scientifique;
- le Conseiller technique (horticulture, architecture de jardins...);
- le Responsable du Service des Graines;
- le Responsable des Relations Extérieures
- le Responsable des animations
- Article 8
- Les Délégués Régionaux assurent la représentation de l'association auprès des adhérents, des administrations et des collectivités locales de la région qu'ils ont en charge. Ils organisent ou participent à l'organisation de manifestations régionales (réunions, expositions, foires aux plantes...).
- Article 9
- La responsabilité de la Revue est assurée conjointement par le Directeur de la Publication et le Rédacteur. Celui-ci recherche les informations à publier, choisit (et au besoin sollicite) les articles, les propose au Comité de Rédaction défini à l'article 17, dont il est membre de droit. Une fois déterminé le contenu de chaque numéro, il prépare celui-ci et le met en page. Il est en relation avec l'imprimeur. Il fait procéder à la diffusion et veille au respect des obligations légales et réglementaires y afférentes (dépôt légal...).
Le Président donne « l'imprimatur » nécessaire à la publication.
- Article 10 - Réservé.
- Article 11
- Le Responsable des Enregistrements rassemble les demandes d'enregistrement de nouvelles variétés d'iris provenant des hybrideurs professionnels ou amateurs. Il conseille ou renseigne ces derniers en vue de la présentation de leurs demandes. Il transmet les dossiers à l'American Iris Society, seule habilitée au plan mondial à procéder aux enregistrements des iris rhizomateux. Il détient les listes éditées par l'AIS.
- Article 12
- Le Responsable des Archives assure le classement et la conservation des documents de l'association. Il gère les différentes collections (revues, communications, photographies...). Il tient celles-ci à la disposition des membres qui peuvent soit consulter sur place les documents soit demander un prêt momentané; dans ce cas l'emprunteur s'oblige à rembourser les frais engagés pour l'envoi des documents prêtés et à les retourner sous le délai prescrit. D'autre part, le droit d'usage des clichés ou photographies cédés à l'Association demeurent acquis à leur auteur.
- Article 13
- Le Conseiller scientifique et le Conseiller technique fournissent à l'association les informations de leur compétence; il peuvent renseigner les membres et veillent à l'exactitude des informations publiées dans la Revue.
- Article 14
- Le Responsable du Service des Graines détient les semences données à l'association pour être distribuées. Il en tient la liste à jour, la fait publier dans la Revue, reçoit les commandes et expédie les envois. Les sommes perçues sont versées au Trésorier qui les comptabilise.
- Article 15
- Le Responsable des Relations Extérieures assure la représentation de l'association auprès des autres sociétés horticoles (françaises ou étrangères) et des différents organismes traitant des questions du domaine de l'association. Il peut être assisté d'un délégué.
Seul le Président peut représenter l'association au niveau international, mais il peut déléguer cette fonction.
- Article 16
- Le Conseil d'Administration, sur proposition du Président, peut accueillir des membres d'honneur (anciens administrateurs, mécènes, personnalités éminentes dans les domaines relevant des buts de l'association...). Ceux-ci, s'il participent aux réunions du Conseil, auxquelles ils sont invités, ont voix consultative mais ne peuvent prendre part aux votes.
- Article 17
- La Revue de l'association, vecteur essentiel de son activité, est gérée par un Comité de Rédaction qui est composé de cinq membres désignés par le Conseil d'Administration. Font de droit partie de ce Comité le Président, le Directeur de la Publication et le Rédacteur. Ce Comité examine les propositions du Rédacteur et décide du contenu de chaque numéro
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